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Kbis et CFE : quel lien entre les deux ?

Entrepreneurs, nous savons que votre activité demande des sacrifices, des investissements financiers et surtout beaucoup de temps. Pour vous en économiser, nous rédigeons ces articles simples et concis sur des sujets quotidiens que traite un chef d’entreprise. Ici, nous mettons en lumière le rapport entre Kbis et CFE. Que vous dirigiez une entreprise individuelle, une SAS ou même une SCI, il est impératif de connaître les contours de l’extrait Kbis. Or, ce document découle directement de vos démarches auprès de votre centre de formalités des entreprises.

Avant d’obtenir vos premiers Kbis, le CFE traite votre dossier

Pas au point sur l’extrait Kbis ? Cela arrive si vous venez tout juste de créer une entreprise. À partir de maintenant, cette fiche deviendra votre alliée durant de nombreuses procédures administratives et commerciales. Il s’agit d’une certaine manière de votre carte professionnelle d’identité, puisqu’elle indique tous les traits de votre société ou micro-entreprise par exemple : dénomination sociale et nom commercial, adresse de domiciliation, capital, forme juridique, date de création et durée de vie, dirigeant et commissaire aux comptes, activité détaillée, etc.

Le lien entre Kbis et CFE est simple. Comme vous le savez si vous venez de créer une SARL, une SA ou bien un EURL, il faut déposer un dossier au centre de formalités des entreprises adéquat. Ce dernier traite vos différentes pièces justificatives et transmet diverses informations à d’autres organismes tels que les tribunaux de commerce (plus précisément celui compétent en fonction de votre ville). Ce tribunal enregistre votre structure sur une liste nationale, lui donnant ainsi une existence juridique. Cette liste a un nom : le registre du commerce et des sociétés. Il recense l’intégralité des sociétés françaises en activité, qu’elles soient civiles ou commerciales, ainsi que toutes les entreprises individuelles commerciales (exemple : micro-entrepreneur commerçant) mais aussi quelques associations particulières.

Or, c’est l’immatriculation au registre du commerce (ou RCS) qui entraîne l’édition de Kbis pour l’entreprise en question, en sollicitant le tribunal de commerce. Ainsi, pas d’extrait Kbis sans CFE ! À noter qu’on parle plutôt d’extrait “K” pour une personne physique (auto-entreprise notamment), et d’extrait “Kbis” pour une personne morale (ex : société commerciale), mais le second terme s’emploie souvent pour désigner les deux documents.

Chose importante à préciser, le Kbis n’est propre qu’aux entités du RCS. Il existe d’autres registres nationaux (pour toute entreprise artisanale, profession libérale, exploitant agricole…) impliquant d’autres extraits équivalents, dont le contenu et l’utilité présentent des similarités comme des différences. Attention de ne pas tout confondre, car pour ces entreprises non-commerciales et donc sans Kbis, le CFE constitue tout de même l’interlocuteur principal pour une création ou une modification quelconque de dossier (voir partie suivante) ; cependant, ce n’est pas le même CFE que pour un commerçant. En fait, il existe plusieurs types de centres de formalités selon la nature de l’activité : CCI, Urssaf, chambre d’agriculture…

Comment résumer le lien entre Kbis et CFE ? Retenez que si tout extrait Kbis découle automatiquement d’une immatriculation grâce au CFE, l’inverse n’est pas vrai : une constitution d’entreprise auprès d’un CFE n’aboutit pas forcément à l’existence d’un Kbis. La condition est simple : l’inscription doit s’effectuer dans le RCS, et pas un autre répertoire. Cela concerne les organisations ci-dessous, déposant leur dossier dans l’un ou l’autre des CFE suivants :

  • chambre de commerce et d’industrie (CCI) : ce CFE se charge de la création de toute entreprise commerciale ;
  • greffe du tribunal de commerce ou de grande instance statuant commercialement : ce CFE s’occupe des dossiers de toute société civile ou non-commerciale, tout EPIC (Établissement Public Industriel et Commercial) et tout GIE (Groupement d’Intérêt Économique).

Il existe une exception : les agents commerciaux sans Kbis. Ces derniers s’immatriculent eux aussi auprès du CFE du greffe du tribunal de commerce, mais dans un registre spécial et non pas le RCS. Par conséquent, ils ne peuvent pas détenir d’extrait Kbis.

Modifier un extrait Kbis au CFE

Nous vous l’avons expliqué, l’extrait Kbis du CFE synthétise beaucoup d’informations relatives à l’entreprise. Néanmoins, il ne s’agit pas d’un document figé ; il doit donner un aperçu à jour sur sa situation, qui n’est plus forcément la même qu’à ses débuts. Changement d’adresse de l’établissement principal, augmentation du capital social, nouveau dirigeant, statut juridique, nouvelle activité commerciale, etc. : tout ceci peut arriver dans la vie d’une structure, et doit être notifié sur le Kbis via le CFE.

En effet, de la même façon que votre centre de formalités vous a aidé à accomplir votre enregistrement initial, l’organisme vous accompagnera dans toute modification et évolution. Contactez-le le plus tôt possible, dès qu’un changement survient. Il intégrera les nouvelles mentions dans votre extrait Kbis société. Rapidement, vous pourrez donc commander une nouvelle fiche actualisée, et fournir à vos partenaires les renseignements les plus à jour concernant votre entreprise.

N’hésitez pas à consulter nos autres articles liés au Kbis, mais aussi aux démarches obligatoires en France : immatriculation au RCS, comment obtenir un extrait équivalent pour un EIRL libéral, combien coûte le Kbis d’une SAS, et bien d’autres sujets utiles à n’importe quel entrepreneur individuel ou chef de grand groupe !

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